Tiempo de Conservación de los documentos.

No toda la documentación existente en una empresa o institución, tiene el mismo tiempo de conservación, eso vendrá estipulado según la legislación vigente por la que se regulen los procesos de creación, mantenimiento y destrucción de dicha documentación. 

En esta reseña de este blog, he querido reflejar algunos ejemplos de la vigencia mínima de conservación de cada tipo de documento, no obstante, como asesores en gestión documental, recomendamos que ese tiempo de conservación se incremente, si estos no se encuentran digitalizados de manera certificada. 

Según la Normativa de Protección de Datos : Serán mantenidos por un plazo de tiempo no superior al necesario para cumplir los fines del tratamiento (Siempre que se tenga relación contractual con ese cliente)

Según tipología:

- Laboral  - Mínimo 4 años.

- Contable y Fiscal 

. Efectos Mercantiles –Mínimo 6 años.

. Efectos Fiscales – Mínimo 4 años (recomendables 10 años)

- Despachos de Abogados – Expedientes Finalizados –Mínimo 5 años.

- Libros de Registro – Mínimo  5 años.

- Blanqueo de Capitales – Mínimo 10 años. 

 - Video vigilancia – un mes desde su captación.

- Documentación clínica :

. Mínimo 5 años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial.

. Sin destrucción – Documentación relacionada con son : Nacimiento del paciente, pruebas biométricas, medicas o analíticas que sirvan para determinar el vinculo de filiación con la madre.

- Hoteles – Libro de Registro de clientes mínimo 3 años .

- Reclamaciones de Operadoras por deudas de telefonía fija o móvil y acceso a internet –  Mínimo 3 años.

- Centro de Reconocimiento de Conductores – Mínimo 10 años.

- Auditoria de Cuentas – Mínimo 5 años.

- Informes de Investigación de Detectives - Mínimo 3 años.

- Control de acceso a los edificios – Mínimo un mes.

- Acceso a Casino y Salas de Bingo – Mínimo 6 meses.