Digitalización Certificada

Es un procedimiento que consiste en aplicar una firma electrónica a un documento escaneado y registrarle todos los datos necesarios y requeridos por el cliente o la administración competente, por ejemplo: una factura, que debe ser entregada en la agencia tributaria; a dicha factura digital le aplicamos un sello de tiempo y lo unimos a una base datos, y además le incluimos la firma digital.

El archivo digital no poder ser manipulado posteriormente y sustituye, a efectos legales, a la factura física.

Hay que tener en cuenta que no todos los documentos necesitan este "sello de calidad certificada" sólo aquellos archivos digitales que deben ser guardados durante un tiempo estipulado o que tienen especial protección. 

Los archivos de papel se sustituyen con archivos digitales normales, en ocasiones la imagen obtenida del escaneado se indexa con  la información original del documento en papel, creando una serie de descriptores que ayudarán a realizar una búsqueda efectiva en el pdf final.

Este tipo de factura, no es igual que la e-factura, tienen visibles diferencias; la factura digital certificada puede elaborarse unilateralmente, sin necesidad de que el proveedor le mande a su empresa ninguna autorización expresa.

Beneficios de la digitalización certificada

• Mas productividad.
• Menos espacio físico dedicado a custodia y conservación de papel.
• Rapidez en consulta de documentos.
•  La implantación de la Digitalización Certificada de Facturas no depende del proveedor.
• Oficina sin papel.

Proceso de digitalización certificada

El proceso de digitalización certificada gestionado por KbDoc sigue el siguiente esquema:

• PREPARACIÓN (Manipulación)
• ETIQUETADO (Identificación)
• ESCANEADO (Digitalización)
• OPTIMIZACIÓN (Corrección de errores de escaneado)
• COMPRESIÓN (Reducción del archivo)
• METADATOS y FIRMA ELECTRONICA (Certificación válida)
• INDEXACIÓN (Incorporación de información a la imagen digitalizada)
• ALMACENAMIENTO